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中拍協(xié)關于公布《拍賣資料管理規(guī)范》（試行）的通知

各拍賣f業(yè)：

    拍賣資料的搜集、整理和保管是拍賣企業(yè)重要的基礎工作，也是拍賣企業(yè)的法定義務?！吨腥A人民共和國拍賣法》第五十四條規(guī)定，“拍賣人應當妥善保管有關業(yè)務經(jīng)營活動的完整賬簿、拍賣筆錄和其他有關資料?！薄耙?guī)定的賬簿、拍賣筆錄和其他有關資料的保管期限，自委托合同終止之日起計算，不得少于五年?！?/SPAN>

為進一步貫徹落實《中華人民共和國拍賣法》，提高拍賣企業(yè)管理水平，保護各拍賣當事人的合法權益，促進拍賣行業(yè)健康、持續(xù)、協(xié)調、穩(wěn)定發(fā)展，特制定《拍賣資料管理規(guī)范》（試行），供拍賣企業(yè)參考執(zhí)行。

中國拍賣行業(yè)協(xié)會

二00四年一月二日

《拍賣資料管理規(guī)范》（試行）

    一、拍賣資料的內容

1、委托拍賣合同，或者是委托拍賣函、人民法院的協(xié)助執(zhí)行通知書。包括委托人的有關資料、登記表、證照復印件等，標的的保管、保險、移交等事項的有關資料。

2、拍賣公告。包括刊登公告的剪報或復印件，或 電視錄像、電臺廣播錄音。

3、標的資料。包括標的目錄，標的有保留價的，應有保留價S認書，標的要求評估或鑒定的，應具備評估或鑒定報告；標的需要確認所有權或處分權的，應具備委托人對標的享有所有權或處分權的證明；標的拍賣需要批準的，應具備有關部門的批準文件。

4、查看拍賣標的的有關資料。包括查看人的登記資料等。

5、竟買登記記錄。包括竟買人姓名、竟買牌號、聯(lián)系電話、身份證明復印件、竟買保證金收據(jù)復印件等。如果是委托代理竟買的，還應具備委托授權書，以及委托人和代理人姓名、聯(lián)系電話、身份證明復印件等。

6、拍賣規(guī)則。根據(jù)標的不同，還應包括拍賣有關注意事項，或是拍賣人與竟買人簽署的竟買協(xié)議書，或是竟買人簽署的竟買規(guī)則確認書等。

7、拍賣筆錄。應包括拍賣師和記錄人的t名，拍賣成交的，還應包括買受人的簽名。

8、成交確認書。應由買受人和拍賣人簽署。

9、移交標的的資料。應保存標的交割的有關書面材料，包括提貨單、產(chǎn)權變更的合同標準文本，相關證照復印件。標的款及傭金付款憑證復印件。

10、流拍、中止和終止拍賣的有關資料。

    二、拍賣資料的管理

1、管理方式

（1）以拍賣會為單元將拍賣的檔案內容資料整理存檔。

（2）以檔案的各項內容為單元，按照年度或月度分類存檔。

2、管理要求

        （1）資料真實、準確、完整，查閱方便。

（2）每個企業(yè)（含分支機構）的檔案管理方式必須是兩種方式之一，不可混用。

（3）每個拍賣檔案均應建立檔案目錄和編號。編號應體現(xiàn)時間性或主要標的的屬性等。

       3 、存檔時間

自委托拍賣合同終止之日起計算，不得少于五年。

       4、檢索

企業(yè)應建立檔案索引。有條件的應建立主要計算機檔案索引和主要拍賣指標數(shù)據(jù)庫。主要拍賣數(shù)據(jù)庫應包括：檔案編號、拍賣會時間和地點、拍賣師姓名、標的名Z、委托人名稱、評估價、保留價、成交價、買受人名稱和竟買牌號、買方傭金額、買方傭金額、交割日期等；暫時不具備條件的企業(yè)也應積極創(chuàng)造條件，爭取盡快實現(xiàn)檔案的電子化管理。