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貴州省拍賣行業(yè)協(xié)會文件

貴拍協(xié)字〔2018〕第13號

關(guān)于印發(fā)《貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法》的通知

各s賣企業(yè)：

拍賣企業(yè)檔案管理既是法定要求，也是企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)，同時也是企業(yè)積累資源、回顧歷史、總結(jié)經(jīng)驗、建設(shè)企業(yè)文化等工作的重要途徑。為進一步提升企業(yè)經(jīng)營、檔案管理水平，促進企業(yè)規(guī)范、科學發(fā)展，《貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法》（見附件）經(jīng)貴州省拍賣行業(yè)協(xié)會四屆六次常務(wù)理事會審議通過，現(xiàn)印發(fā)你們，請參照執(zhí)行。

附件：《貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法》

二0一八年四月十八日

貴州省拍賣企業(yè)檔案管理暫行辦法

第一條　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國拍賣法》、《拍賣管理辦法》、《拍賣監(jiān)督管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，為實現(xiàn)拍賣行業(yè)檔案的科學管理，維護檔案的完整與安全，更好地為拍賣工作服務(wù)；為工、檢、法等相關(guān)部門辦理案件時提供依據(jù)，結(jié)合拍賣行業(yè)實際情況，特制定本辦法。

第二條  拍賣公司檔案，是指拍賣公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對拍賣公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條  檔案管理

1、檔案資料要指定檔案管理員負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整。

2、檔案管理員負責拍賣公司各種檔案資m的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3、檔案管理員負責拍賣公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。

4、檔案管理員要積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和公司各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5、檔案管理員要嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

6、檔案管理員要努力學習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

第四條  立卷制度

1、凡本公司在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬立卷歸檔范圍。

2、公司各部門經(jīng)辦人員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3、經(jīng)辦人員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

4、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

5、經(jīng)辦人應(yīng)于每筆拍賣項目完結(jié)后十日內(nèi)，將整理好的檔案向檔案管理員移交。

第五條  歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的-知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本拍賣公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本拍賣公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本拍賣公司業(yè)務(wù)內(nèi)活動中形成的委托拍賣協(xié)議、拍賣公告、拍賣須知、拍賣規(guī)則、拍賣筆錄、拍賣成交確認書、拍賣標的圖冊、拍賣標的所有權(quán)證及其附件、委托人和競買人身份證明資料、保證金的收取與退還（票據(jù)原件入財務(wù)賬、復印件歸檔）、成交款的收取與支付（票據(jù)原件入財務(wù)賬、復印件歸檔）等與拍賣業(yè)務(wù)有關(guān)的文件材料。

5、本拍賣公司的大事記及反映本拍賣公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條  歸檔要求

1、遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議召開年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第七條 檔案的借閱

1、 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在l閱期限內(nèi)按時歸還。

2、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

3、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

4、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔須經(jīng)辦公室主任批準方可摘錄和復制。　

5、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

6、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告拍賣公司主管領(lǐng)導。

7、必須嚴格保密，借閱人員對檔案材料妥善保管，不準泄露檔案資料，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

8、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

9、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。

第八條  保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存u合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14―24℃，相對濕度要保持在45―60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。

第九條  檔案保密制度

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵t安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

3、查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。

4、本拍賣公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

5、對于違反保密規(guī)定，泄露拍賣公司機密或造成一定后果者要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，嚴肅處理并追究其責任。

6、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或t貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。

7、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記f等。

8、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

第十條  檔案的銷毀

1、拍賣資料的保管期限。根r《中華人民共和國拍賣法》第五十三、五十四條規(guī)定的公司賬簿、拍賣筆錄和其他有關(guān)資料的保管期限，自委托人拍賣合同終止之日起計算，不得少于5年。即5年內(nèi)不得銷毀、滅失。公司應(yīng)對上述賬簿、拍賣筆錄和其他相關(guān)資料進行按科分類妥善管理，分門別類，存放有序，查找方便以備r關(guān)主管部門審查。

2、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀拍賣公司檔案材料。

3、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)拍賣公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

4、經(jīng)批準銷毀的拍賣公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

第十一條  起草、修訂和解釋機構(gòu) 本辦法由貴州省拍賣行業(yè)協(xié)會負責起草、修訂和解釋。

第十二條  本辦法自發(fā)布之日起生效。